Dom AMBROSIE jest licencjonowanym prywatnym dostawcą usług społecznych. Z usług mieszkaniowych korzysta 138 klientów. W ciągu 26 lat działalności na rynku firma objęła opieką 4.500 pacjentów domowych.
W 2019 r. dyrektor wykonawczy spółki podjął decyzję o przystąpieniu do cyfryzacji firmy.
Celem było uproszczenie realizacji zadań administracyjnych, zmniejszenie zależności poszczególnych pracowników od konkretnych biur oraz ułatwienie szkolenia nowych pracowników.
Lata 2020 i 2021 stanowiły ekstremalne obciążenie komunikacyjne, bo towarzyszyły im obawy, niepewność, chaos i ogromny wzrost administracji. Jednocześnie jednak lata te potwierdziły, że decyzja o rozpoczęciu pełnego wykorzystania dostępnych technologii była słuszna i podjęta w odpowiednim czasie.
Ostatnim obszarem wymagającym uwagi było zautomatyzowane zarządzanie procesami oraz zarządzanie pracą zdalną.
W styczniu 2021 r. przystąpiliśmy do przetargu automatyzacji procesów w celu zmniejszenia obciążenia organizacyjnego i administracyjnego (które dotyczy szczególnie pracowników socjalnych). Przetarg wygrała firma ApuTime. Czynniki, które zadecydowały o zwycięstwie to obecność autonomicznego planisty, elastyczność systemu i niezwykle prosty interfejs użytkownika odpowiedni dla zwykłych pracowników, którzy nie korzystają z komputera, a jedynie z telefonu komórkowego.
Cyfryzacja znacznie pomaga w komunikacji między kierownictwem a pracownikami. Ponadto maksymalizuje szybkość przekazywania zadań przy ograniczeniu kontaktu osobistego, co jest obecnie priorytetem w usługach pomocy społecznej.
Część procesów uruchamiana jest automatycznie poprzez wypełnienie formularza na stronie internetowej (wniosek o przyjęcie, rezerwacja terminów wideokonferencji, zgłoszenie usterki technicznej w budynku i inne). Resztą procesów zarządzają pracownicy poszczególnych działów. Niezbędne dokumenty przechowywane są w środowisku chmurowym. Integracja ApuTime z MS Outlook umożliwia połączenie z kalendarzami.
...i jeszcze około 30 innych
