Analiza przypadków

Jak pomogliśmy w cyfryzacji usług społecznych

Usługi społeczne
Home AMBROSIE jest licencjonowaną prywatną firmą świadczącą usługi społeczne. Celem było uproszczenie realizacji zadań administracyjnych, zmniejszenie zależności poszczególnych pracowników od konkretnego biura oraz ułatwienie szkolenia nowych pracowników.
100
 pracownicy
30
+
projekty
10
Nie mamy problemów z wydajnością pracowników - pod tym względem wiele zwykłych firm komercyjnych mogłoby nam pewnie pozazdrościć. Obecnie pracujemy nad naszą zdolnością do szybkiego reagowania na ciągle zmieniającą się sytuację. Naszym zdaniem, podstawową motywacją do automatyzacji procesów i zarządzania czasem za pomocą AI jest rosnące zmęczenie i obawa przed wypaleniem kluczowych pracowników.

Przed wdrożeniem

Dom AMBROSIE jest licencjonowanym prywatnym dostawcą usług społecznych. Z usług mieszkaniowych korzysta 138 klientów. W ciągu 26 lat działalności na rynku firma objęła opieką 4.500 pacjentów domowych.

W 2019 r. dyrektor wykonawczy spółki podjął decyzję o przystąpieniu do cyfryzacji firmy.
Celem było uproszczenie realizacji zadań administracyjnych, zmniejszenie zależności poszczególnych pracowników od konkretnych biur oraz ułatwienie szkolenia nowych pracowników.

Lata 2020 i 2021 stanowiły ekstremalne obciążenie komunikacyjne, bo towarzyszyły im obawy, niepewność, chaos i ogromny wzrost administracji. Jednocześnie jednak lata te potwierdziły, że decyzja o rozpoczęciu pełnego wykorzystania dostępnych technologii była słuszna i podjęta w odpowiednim czasie.

Ostatnim obszarem wymagającym uwagi było zautomatyzowane zarządzanie procesami oraz zarządzanie pracą zdalną.

Z APUtime

W styczniu 2021 r. przystąpiliśmy do przetargu automatyzacji procesów w celu zmniejszenia obciążenia organizacyjnego i administracyjnego (które dotyczy szczególnie pracowników socjalnych). Przetarg wygrała firma ApuTime. Czynniki, które zadecydowały o zwycięstwie to obecność autonomicznego planisty, elastyczność systemu i niezwykle prosty interfejs użytkownika odpowiedni dla zwykłych pracowników, którzy nie korzystają z komputera, a jedynie z telefonu komórkowego.

Cyfryzacja znacznie pomaga w komunikacji między kierownictwem a pracownikami. Ponadto maksymalizuje szybkość przekazywania zadań przy ograniczeniu kontaktu osobistego, co jest obecnie priorytetem w usługach pomocy społecznej.

Łatwa komunikacja
Efektywność wykonania zadania
Brak potrzeby osobistego kontaktu

Jak pomogliśmy w cyfryzacji usług społecznych

Część procesów uruchamiana jest automatycznie poprzez wypełnienie formularza na stronie internetowej (wniosek o przyjęcie, rezerwacja terminów wideokonferencji, zgłoszenie usterki technicznej w budynku i inne). Resztą procesów zarządzają pracownicy poszczególnych działów. Niezbędne dokumenty przechowywane są w środowisku chmurowym. Integracja ApuTime z MS Outlook umożliwia połączenie z kalendarzami.

Jak pomogliśmy w cyfryzacji usług społecznych

Szablonowe procesy

  • Przetwarzanie elektronicznych wniosków o wideoporady z klientami, spotkania z kierownictwem itp.
  • Zmiany godzin odwiedzin (uruchomienie na polecenie administracji publicznej lub lekarza zakładowego, decyzje dyrekcji, plan organizacyjny, komunikaty dla pracowników, komunikaty dla klientów, informacje na stronie internetowej, praktyczne wdrożenie itp.)
  • Zajmowanie się wnioskami o przyjęcie (prowadzenie rejestrów, ocena, odpowiedzi, wprowadzanie do rejestrów, ciągła kontrola, archiwizacja nieważnych, aktywacja ważnych podczas zwalniania miejsc)
  • Badanie społeczne przed przyjęciem wnioskodawcy i działania poprzedzające przyjęcie
  • Przyjęcie nowych klientów (przyjęcie fizyczne, zakwaterowanie, ustalenie usług, podpisanie niezbędnych dokumentów, przyjęcie i opracowanie dokumentacji medycznej, wybór pokoju, dostosowanie wnętrza pokoju, spotkanie z kluczowym pracownikiem, ustalenie indywidualnego planu, itp.)
  • dbałość o informację zwrotną (wiele źródeł - reakcja na inicjatywę, jej rozwiązanie, archiwizacja)
  • Rozwiązywanie sytuacji nadzwyczajnych (sposób rozwiązania, dokumentacja)
  • Szkolenie nowych pracowników w zależności od specjalizacji (umowa, dokumentacja wstępna, dzień próbny, okres próbny, informacja zwrotna itp.)
  • Praca z praktykantami i wolontariuszami zewnętrznymi
  • Darowizny (umowa, sposób współpracy z darczyńcą, wykorzystanie darowizny, wpis do ewidencji)

...i jeszcze około 30 innych

Grupy użytkowników

  • Zarządzanie przedsiębiorstwem (zarządzanie)
  • Dział gospodarczy (kierownicy projektów)
  • Kierownik ds. opieki zdrowotnej (kierownik projektu)
  • Pracownicy socjalni (kierownicy projektów)
  • POP (pracownik)
  • Pielęgniarki (pracownik)
  • Konsultanci zewnętrzni (pracownik)

Kategorie projektów

  • Usługi opieki zdrowotnej w domu
  • Usługi mieszkaniowe według rodzaju
  • Projekty administracyjne

Etykiety

  • Identyfikacja pracowników zewnętrznych, których należy poprosić o wykonanie danego zadania, a którzy nie korzystają z systemu