APUtime oszczędza czas, a Martin usprawnia zarządzanie

Etapy

• Omówienie stanu zaawansowania projektu z klientem
• Klient zatwierdza rozwiązanie najlepiej odpowiadające jego wymaganiom
• Praca nad projektem rozpoczyna się natychmiast
  System SOLARplan zarządza całą administracją projektu. 
• Usystematyzowanie danych wejściowych
  Wgranie nowego projektu wraz z odpowiednimi dokumentami (ok. 30 dokumentów) do Chmury 
• Wprowadzanie nowego zamówienia do CRM
  Równocześnie w tym czasie tworzony jest projekt w ApuTime . 
• Podział projektu na etapy (kontrakt)
  Po przejęciu projektu, APU dzieli go zgodnie z wcześniej opracowanym przez Martina schematem na poszczególne zadania z przewidywanymi terminami realizacji. 
• Przydzielanie zadań
  APU analizuje aktualny grafik pracowników i na podstawie ich wolnych mocy przerobowych oraz rodzaju czynności, którymi będą się zajmować w najbliższych tygodniach, tworzy plan pracy i przydziela zadania. Na plan pracy nie ma wpływu realizacja zadań z innych projektów.
• Reakcja na zmiany
  Jeśli jakieś zadanie jest opóźnione, APU łączy tę informację z kolejnymi krokami w projekcie i w ciągu kilku sekund dostosowuje zadania dla każdego z pracowników. Jest to ważne, ponieważ wszystko jest nadal wykonywane w godzinach pracy.
• Punkty kontrolne
  Pracownik odpowiedzialny za cały projekt nadzoruje jego przebieg. APU na bieżąco przekazuje mu uzgodnione informacje w określonej przez niego częstotliwości.
• Administracja
  Zwykłe codzienne czynności nie zajmują już tyle czasu, co wcześniej, porządek dnia jest prosty i zrozumiały dla każdego.

Wnioski

• W APU chodzi o płynność: po wykonaniu zadania w linii projektowej Sally automatycznie uruchamia kolejne kroki - przydziela pracę odpowiedniemu pracownikowi, który ma wolne moce przerobowe. Informuje go o tym na czas i monitoruje wykonanie pracy.
• Właściciel (lub kierownik projektu) wie, jak działa firma i może zmieniać procesy. Każda zmiana zostanie odzwierciedlona w harmonogramie Apu w ciągu kilku sekund.
• Rutynowa codzienna administracja zajmuje ułamek czasu i energii tego, co kiedyś, a związany z tym plan pracy jest jasny i przejrzysty.
• Członkowie zespołu nie muszą się widzieć ani dzwonić do siebie nawzajem, aby sprawdzić aktualny status projektu. O zmianach są informowani natychmiast. 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę. Nie muszą pamiętać o nieprzydatnych rzeczach ani pisać zbyt długich list zadań.
• Wspólne zasoby są dostępne dla wszystkich i dokładnie wtedy, kiedy są wymagane.
• Skończył się okres frustracji i błędów spowodowanych zmęczeniem. Jedynym pracownikiem, który nadal pracuje w nadgodzinach jest APU.
• Równowaga między pracą a życiem prywatnym nie jest już nieosiągalnym celem, ale wreszcie rzeczywistością i co ważne, nie osiągnęliśmy tego poprzez zmniejszenie obrotów czy zysku. Było to możliwe dzięki wdrożeniu technologii AI. Przy założeniu, że APU nieustannie uczy się podczas realizacji projektów, możemy sobie tylko wyobrazić, jak jego potencjał zmieni nasz biznes w przyszłości.

Integracje

• CRM Raynet
• Kalendarz Google / Kalendarz Outlook
• Dysk Google / Onedrive / Dropbox