Budowa elektrowni fotowoltaicznych to nie jest spacerek po parku, przynajmniej nie w Republice Czeskiej. Niezwykle wymagający proces administracyjny wymaga 35 etapów cząstkowych, które są realizowane z zachowaniem idealnej ciągłości. Z tego powodu załatwienie jednej umowy/projektu (elektrowni) trwa nie 7 dni (złożoność techniczna), ale do 5 miesięcy. Połączenie niecierpliwych inwestorów, ostrożnych urzędników i dążenia do zakończenia wszystkiego przed pierwotnie wyznaczonym terminem stwarza duży potencjał komplikacji. Mały błąd lub chwilowa nieuwaga mogą mieć spore i nieprzyjemne konsekwencje.
Martin szukał narzędzia, które byłoby w stanie śledzić wszystkie prace w toku, planowane następne kroki i proces ich rozwiązania. Było jasne, że dodatkowe zadania dla przeciążonych pracowników oraz skomplikowane raportowanie, przyniosłoby uzasadnione protesty i dalszy spadek wydajności.
W związku z tym rozważono możliwość zatrudnienia nowego wykwalifikowanego członka zespołu - kierownika projektu. Szacowana ilość pracy wskazywała na potrzebę zatrudnienia na pół etatu lub cały etat osoby o określonych kwalifikacjach. Trudno byłoby znaleźć odpowiedniego kierownika, do tego trzeba liczyć się z czasem na jego wdrożenie i wreszcie dochodzi ryzyko niepodołania przydzielonym obowiązkom. Całkowity koszt takiego stanowiska nie odpowiadał wymaganemu efektowi końcowemu.
Zamiast kierownika projektu, Martin postanowił wypróbować APU - Wirtualnego Kierownika Projektu. Tworzy on indywidualne harmonogramy pracy dla pracowników, uwzględniając przy tym priorytety całej firmy. Przydziela ludziom poszczególne zadania tak, aby ich czas pracy był w pełni wykorzystany, nie było przestojów i opóźnień (okres oczekiwania na zatwierdzenie dokumentacji na jednym projekcie można wykorzystać inaczej i efektywniej).
Bez przerwy monitoruje status projektów i wprowadzone zmiany. Dostosowuje się do każdej zmiennej (nawet losowej), by wykonać plan w ustalonym terminie.