Analiza przypadków

APUtime oszczędza czas, a Martin usprawnia zarządzanie

Produkcja
Budowa elektrowni fotowoltaicznych to nie przechadzka po parku, przynajmniej nie w Czechach. Niezwykle skomplikowany proces administracyjny wymaga 35 etapów cząstkowych, które są realizowane z zachowaniem idealnej ciągłości.
2
 pracownicy
40
+
projekty
10
Ludzie nie mogą pracować w pełnym wymiarze godzin przez ponad 12 godzin dziennie, nie na dłuższą metę. Są zmęczeni, nie mogą się skoncentrować, a jakość pracy szybko się zmniejsza. Musimy sprawić, by ich czas pracy był bardziej efektywny, tak by mogli zrobić to, co do nich należy w godzinach pracy, a następnie odpocząć.

Przed wdrożeniem

Budowa elektrowni fotowoltaicznych to nie jest spacerek po parku, przynajmniej nie w Republice Czeskiej. Niezwykle wymagający proces administracyjny wymaga 35 etapów cząstkowych, które są realizowane z zachowaniem idealnej ciągłości. Z tego powodu załatwienie jednej umowy/projektu (elektrowni) trwa nie 7 dni (złożoność techniczna), ale do 5 miesięcy. Połączenie niecierpliwych inwestorów, ostrożnych urzędników i dążenia do zakończenia wszystkiego przed pierwotnie wyznaczonym terminem stwarza duży potencjał komplikacji. Mały błąd lub chwilowa nieuwaga mogą mieć spore i nieprzyjemne konsekwencje.

Martin szukał narzędzia, które byłoby w stanie śledzić wszystkie prace w toku, planowane następne kroki i proces ich rozwiązania. Było jasne, że dodatkowe zadania dla przeciążonych pracowników oraz skomplikowane raportowanie, przyniosłoby uzasadnione protesty i dalszy spadek wydajności.

W związku z tym rozważono możliwość zatrudnienia nowego wykwalifikowanego członka zespołu - kierownika projektu. Szacowana ilość pracy wskazywała na potrzebę zatrudnienia na pół etatu lub cały etat osoby o określonych kwalifikacjach. Trudno byłoby znaleźć odpowiedniego kierownika, do tego trzeba liczyć się z czasem na jego wdrożenie i wreszcie dochodzi ryzyko niepodołania przydzielonym obowiązkom. Całkowity koszt takiego stanowiska nie odpowiadał wymaganemu efektowi końcowemu.

Z APUtime

Zamiast kierownika projektu, Martin postanowił wypróbować APU - Wirtualnego Kierownika Projektu. Tworzy on indywidualne harmonogramy pracy dla pracowników, uwzględniając przy tym priorytety całej firmy. Przydziela ludziom poszczególne zadania tak, aby ich czas pracy był w pełni wykorzystany, nie było przestojów i opóźnień (okres oczekiwania na zatwierdzenie dokumentacji na jednym projekcie można wykorzystać inaczej i efektywniej).

Bez przerwy monitoruje status projektów i wprowadzone zmiany. Dostosowuje się do każdej zmiennej (nawet losowej), by wykonać plan w ustalonym terminie.

Usprawnienie procesów
Mniej spotkań
Doskonała orientacja


APUtime oszczędza czas, a Martin usprawnia zarządzanie

Etapy

  • Omówienie stanu zaawansowania projektu z klientem
  • Klient zatwierdza rozwiązanie najlepiej odpowiadające jego wymaganiom
  • Praca nad projektem rozpoczyna się natychmiast
    System SOLARplan zarządza całą administracją projektu. 
  • Usystematyzowanie danych wejściowych
    Wgranie nowego projektu wraz z odpowiednimi dokumentami (ok. 30 dokumentów) do Chmury 
  • Wprowadzanie nowego zamówienia do CRM
    Równocześnie w tym czasie tworzony jest projekt w ApuTime . 
  • Podział projektu na etapy (kontrakt)
    Po przejęciu projektu, APU dzieli go zgodnie z wcześniej opracowanym przez Martina schematem na poszczególne zadania z przewidywanymi terminami realizacji. 
  • Przydzielanie zadań
    APU analizuje aktualny grafik pracowników i na podstawie ich wolnych mocy przerobowych oraz rodzaju czynności, którymi będą się zajmować w najbliższych tygodniach, tworzy plan pracy i przydziela zadania. Na plan pracy nie ma wpływu realizacja zadań z innych projektów.
  • Reakcja na zmiany
    Jeśli jakieś zadanie jest opóźnione, APU łączy tę informację z kolejnymi krokami w projekcie i w ciągu kilku sekund dostosowuje zadania dla każdego z pracowników. Jest to ważne, ponieważ wszystko jest nadal wykonywane w godzinach pracy.
  • Punkty kontrolne
    Pracownik odpowiedzialny za cały projekt nadzoruje jego przebieg. APU na bieżąco przekazuje mu uzgodnione informacje w określonej przez niego częstotliwości.
  • Administracja
    Zwykłe codzienne czynności nie zajmują już tyle czasu, co wcześniej, porządek dnia jest prosty i zrozumiały dla każdego.

Wnioski

  • W APU chodzi o płynność: po wykonaniu zadania w linii projektowej Sally automatycznie uruchamia kolejne kroki - przydziela pracę odpowiedniemu pracownikowi, który ma wolne moce przerobowe. Informuje go o tym na czas i monitoruje wykonanie pracy.
  • Właściciel (lub kierownik projektu) wie, jak działa firma i może zmieniać procesy. Każda zmiana zostanie odzwierciedlona w harmonogramie Apu w ciągu kilku sekund.
  • Rutynowa codzienna administracja zajmuje ułamek czasu i energii tego, co kiedyś, a związany z tym plan pracy jest jasny i przejrzysty.
  • Członkowie zespołu nie muszą się widzieć ani dzwonić do siebie nawzajem, aby sprawdzić aktualny status projektu. O zmianach są informowani natychmiast. 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę. Nie muszą pamiętać o nieprzydatnych rzeczach ani pisać zbyt długich list zadań.
  • Wspólne zasoby są dostępne dla wszystkich i dokładnie wtedy, kiedy są wymagane.
  • Skończył się okres frustracji i błędów spowodowanych zmęczeniem. Jedynym pracownikiem, który nadal pracuje w nadgodzinach jest APU.
  • Równowaga między pracą a życiem prywatnym nie jest już nieosiągalnym celem, ale wreszcie rzeczywistością i co ważne, nie osiągnęliśmy tego poprzez zmniejszenie obrotów czy zysku. Było to możliwe dzięki wdrożeniu technologii AI. Przy założeniu, że APU nieustannie uczy się podczas realizacji projektów, możemy sobie tylko wyobrazić, jak jego potencjał zmieni nasz biznes w przyszłości.

Integracje

  • CRM Raynet
  • Kalendarz Google / Kalendarz Outlook
  • Dysk Google / Onedrive / Dropbox